An das Backoffice der SDV AG lagern Partner alles aus, was im Alltag wertvolle Zeit kostet. Ein Blick hinter die Kulissen mit Thomas Melder, Abteilungsleiter Sachversicherungen.
Das Backoffice der SDV AG ist ein zentrales Element unserer Servicestruktur: Hierhin können unsere Partner sämtliche Tätigkeiten auslagern, die im Tagesgeschäft zu viel Zeit beanspruchen. Gerade Einzelunternehmer profitieren von diesem Angebot und werden spürbar entlastet. Doch auch größere Maklerbüros gestalten ihre Abläufe effizienter, indem sie auf die Services der einzelnen Fachabteilungen zurückgreifen. Von der Übertragung einzelner Aufgaben bis hin zur Auslagerung der gesamten Backoffice-Tätigkeiten ist alles möglich – fachliche Unterstützung auf Wunsch inklusive.
Im Gespräch gibt Thomas Melder, Abteilungsleiter Sachversicherungen, einen Einblick in die Arbeit seines Backoffice-Teams. Unter anderem erklärt er, wie Partner To Dos übergeben können, welche Services besonders intensiv genutzt werden und welche Bandbreite an Dienstleistungen SDV-Partnern zur Verfügung steht.
Um einmal alle abzuholen: Was genau ist die Sachabteilung der SDV AG?
Die Sachabteilung der SDV AG kümmert sich um die Sachversicherungen von Privat- und Firmenkunden. Dazu gehören neben Haftpflicht-, Hausrat- und Gebäudeversicherungen auch technische Versicherungen sowie Kfz-Verträge und Flottenversicherungen. Bei uns werden also sämtliche Absicherungen von materiellen Werten inklusive der Tierabsicherung betreut.
Bitte gib einen generellen Überblick über Eure Arbeit: Welche konkreten Aufgaben übernimmt Dein Team für SDV- Partner?
Unser Ziel ist es, angeschlossene Partner bestmöglich zu entlasten. Wie viele Aufgaben uns Makler übergeben, entscheiden sie jedoch selbst. Wir übernehmen für sie die Vertragsverwaltung inklusive des Dokumentenmanagements im System. Das heißt, wir kümmern uns beispielsweise um Anträge, Vertragsumstellungen oder Kündigungen. Zu unseren Serviceangeboten gehören außerdem Schadensmanagement und Schadensdokumentation sowie Kommunikation mit den Versicherungsgesellschaften. Bei fachlichen Fragen sind wir ebenfalls für unsere Partner da.
Werfen wir einen Blick hinter Kulissen: Wie sieht ein typischer Tag in der Sachabteilung der SDV AG aus?
Unsere Hauptaufgabe ist die Bearbeitung der Vorgänge, die uns unsere Partner per Mail beziehungsweise die Versicherungsgesellschaften per BiPRO und Mail zur Bearbeitung zusenden. Neben der persönlichen E-Mail-Adresse hat jedes Teammitglied auch einen digitalen Eingangskorb, aus dem heraus die Vorgänge abgearbeitet werden. Außerdem sind wir bei Fragen oder Wünschen telefonisch für unsere Partner erreichbar.
Welchen fachlichen Hintergrund haben die Menschen, die in Deinem Team arbeiten?
Alle Mitarbeiter der Sachabteilung sind Versicherungskaufleute und haben teilweise jahrzehntelange Erfahrung in der Versicherungsbranche.
Was ist Eure Kernkompetenz – und wie setzt Ihr sie ein, um SDV-Partner zu entlasten?
Unsere Kernkompetenz ist das Dokumentenmanagement. Das bindet im Makleralltag viele Ressourcen, daher nehmen wir es unseren Partnern gerne ab. Konkret bedeutet das: Wir kümmern uns darum, dass sämtliche Dokumente, Nachrichten, Mails oder Faxe dem Vertrag beziehungsweise dem Kunden zugeordnet werden. Außerdem pflegen wir Daten, beispielsweise bei Änderungen im Vertrag. So haben unsere Partner mehr Zeit für Vertrieb und Akquise. Darüber hinaus bieten wir fachliche Unterstützung in allen Bereichen der Sachversicherung und in der Kfz-Versicherung.
Wie können Partner mit Euch zusammenarbeiten, beziehungsweise wie funktioniert das Übergeben von Vorgängen an Euch?
Wir sind über eine Vielzahlt von Kommunikationswegen erreichbar: Abschlüsse gelangen über Vergleichsrechner wie NAFI, SmartConsult, Softfair, Mr.Money oder Gewerbeversicherung24 zu uns. Aufträge erhalten wir meist per Mail, teilweise aber sogar noch per Fax oder auf dem Postweg.
Worauf sollten Partner unbedingt achten, wenn sie Euch einen Vorgang übergeben?
Unsere Partner sollten uns unbedingt mitteilen, um welchen Vertrag es sich genau handelt und welche Anpassungen wir vornehmen sollen. Anschließend prüft der Sachbearbeiter, ob der Änderungswunsch an die Gesellschaft kommuniziert werden muss, damit der Vertrag entsprechend aktualisiert werden kann. Ein Beispiel: Ein Kunde zieht in eine größere Wohnung um. Für eine Hausratversicherung ist das ausschlaggebend – hier muss die neue Quadratmeterzahl eingetragen werden.
Welche Tools im Maklerextranet sind für eine Zusammenarbeit mit Euch wichtig?
Idealerweise nutzen unsere Partner dafür unsere Vergleichsrechner, die Abschusslinks der Gesellschaften und myInsure Office. In MIO können sie dann auch jederzeit den Bearbeitungsstand eines Vorgangs nachvollziehen.
Was ist das Minimum an Unterstützung, das Partner bei Euch in Anspruch nehmen können, und was das Maximum?
Unser Minimum an Unterstützung ist die Übernahme des Dokumentenmanagements. Wenn ein Partner unser Serviceangebot voll ausschöpfen will, nutzt er den Angebotsservice und unsere Weiterbildungsangebote in Form von Webinaren und Schulungen. Außerdem greift er für seinen Vertrieb auf die myInsure Kunden-App zurück und profitiert von den vielen unterstützenden Funktionen der Anwendung.
Gibt es einen Service in Eurer Abteilung, den Makler am häufigsten nutzen oder besonders schätzen?
Die klaren Favoriten unserer Partner sind der Dokumentenservice und die fachliche Unterstützung. Der Dokumentenservice spart ihnen einfach enorm viel Zeit, und die fachliche Begleitung trägt zu einer besseren Beratungsqualität und damit zu erhöhter Kundenzufriedenheit bei. Das spüren unsere Partner direkt.
Mit welchen weiteren Serviceabteilungen im Haus steht Ihr in engem Austausch, um das bestmögliche Ergebnis für die Partner zu erzielen?
Wir stehen in sehr engem Kontakt mit unserer hausinternen Endkundenbetreuung und den Vertriebslotsen. Außerdem tauschen wir uns regelmäßig mit den anderen Fachabteilungen aus, um alle Synergieeffekte optimal für unseren Service zu nutzen.
Wie profitieren SDV-Partner konkret, wenn Sie Eure Services nutzen, und warum würdest Du ihnen zu einer Zusammenarbeit mit Euch raten?
Am Markt gibt es inzwischen eine Vielzahl von Produktgebern, die wiederum zahlreiche unterschiedliche Tarife anbieten. Wir behalten den Überblick und unterstützen bei der Auswahl, wenn nötig. Außerdem verfügt unser Team über fundiertes Fachwissen in allen Bereichen der Sachversicherung. Nicht zuletzt spart eine Zusammenarbeit mit uns unseren Partnern sehr viel Zeit, da sie die Bearbeitung und das Hinterlegen von Dokumenten nicht mehr selbst erledigen müssen. Wer seinen Makleralltag effizient nutzen und sich hauptsächlich auf den Vertrieb konzentrieren will, sollte so viel wie möglich an uns auslagern.
