Lange Zeit waren sie weitgehend illegal, sie wurden aber sogar von öffentlichen Stellen praktiziert: Ausweiskopien. Grundsätzlich waren diese vor dem 15.7.2018 nur in sehr engem Rahmen erlaubt, also z.B. im Rahmen des Geldwäschegesetzes.
Wann darf ein Ausweis kopiert werden?
Nun wurde im letzten Jahr § 20 PAuswG an die Realität angepasst. Zwar gibt es jetzt Rechtssicherheit, allerdings darf auch nicht einfach jeder drauflos kopieren. Erlaubt ist das nur für den Ausweisinhaber selbst oder mit dessen Erlaubnis. Die Kopie muss als solche kenntlich gemacht werden, man sollte also z.B. „Kopie“ darauf schreiben.
Für Versicherungsmakler: Hier benötigen Sie unbedingt eine Ausweiskopie!
Seit vergangenem Jahr ist es beim Abschluss von Lebensversicherungen (Ausnahme: reine Berufsunfähigkeitsversicherungen) nicht mehr ausreichend, dass der Versicherungsnehmer ein SEPA-Inlands-Konto vorweisen kann und dem Versicherungsmakler persönlich bekannt ist.
Vielmehr ist es für den Vermittler Pflicht, dass vollständige Kopien der Ausweisdokumente der Versicherungsnehmer eingereicht und archiviert werden. Darüber hinaus beinhalten die Anträge Hinweise zur Legitimationspflicht sowie entsprechende Formularfelder zur Erfassung der Ausweis-Nummer.
Dürfen die Kopien auch eingescannt und per E-Mail verschickt werden?
Die Gesetzesbegründung ist hier eindeutig: Die Aufzeichnungen können auch als Wiedergaben auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern gespeichert werden. Es muss aber sichergestellt sein, dass die gespeicherten Daten mit den festgestellten Angaben übereinstimmen, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.
Ändert sich durch das Inkrafttreten der DSGVO etwas?
Es gilt nun grundsätzlich das Prinzip der „Datensparsamkeit“. Ändert sich nun etwas an der bisherigen Handhabung der Ausweiskopien?
Die Rechtsexperten der Kanzlei Michaelis, mit denen wir eng zusammen arbeiten, raten ihren Mandanten, vorsichtig mit den Daten umzugehen und den bisherigen Umganz. Denn das Personalausweisgesetz verweist ganz klar auf die Geltung der allgemeinen Datenschutzvorschriften. Art. 5 Abs. 1 lit. c) DSGVO gebietet, die Erhebung und Verarbeitung von Daten auf das absolut notwendige Maß zu beschränken. Danach sind prinzipiell so wenig personenbezogene Daten wie möglich zu erheben. Für die Bearbeitung des Antrags werden Vor- und Nachname sowie die postalische Anschrift benötigt. Unnötig sind dagegen Daten wie Augenfarbe und Größe.
Diese Daten sollten also geschwärzt werden oder noch einfacher, mithilfe einer Kopiervorlage ausgeblendet werden. Die Kanzlei Michaelis bietet hierfür eine einfache Bastelanleitung an.
