Nicht immer sind der Chef und die Kollegen mit der eigenen Urlaubsplanung einverstanden. Welche Rechte und Pflichten Arbeitnehmer und Arbeitgeber diesbezüglich beachten müssen.
Ohne Urlaubsantrag kein Urlaub
Oft wollen mehrere Arbeitnehmer dieselben Brückentage nutzen, um mit ein oder zwei Urlaubstagen vier, fünf oder sechs Tage am Stück freizuhaben. Zudem möchten Beschäftigte mit schulpflichtigen Kindern häufig in den Schulferien Urlaub nehmen. In der Folge gibt es auch in vielen Firmen immer wieder Konflikte, wer wann und wie lange in den Urlaub gehen kann.
Tatsächlich kann ein Arbeitnehmer nicht in jedem Fall seine Urlaubstage nehmen, wann er will, sondern muss den Urlaub vom Arbeitgeber genehmigen lassen.
Doch auch ein Arbeitgeber kann einen Urlaubswunsch nicht willkürlich ablehnen. Die Rechte und Pflichten von Arbeitgeber und Arbeitnehmer sind unter anderem im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt.
Wann ein Urlaubsantrag abgelehnt werden kann
In § 7 Abs. 1 BUrlG heißt es beispielsweise: „Bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs sind die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen, es sei denn, dass ihrer Berücksichtigung dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegenstehen.“
Ein Arbeitgeber kann demnach einen Terminwunsch eines Arbeitnehmers für einen Urlaub zum einen ablehnen, wenn dieser in eine Zeit fällt, in der aus betrieblichen Gründen die Mitarbeit fast aller Beschäftigter notwendig ist, damit es nicht zu einer erheblichen Beeinträchtigung des Betriebslaufs kommt. Dies kann eine im Voraus geplante Inventur- oder Abschlussarbeit oder auch eine jährlich anfallende Mehrarbeit in einer bereits bekannten Zeitspanne (Saison) sein.
Zum anderen kann der Urlaub verwehrt werden, wenn ein Kollege zur selben Zeit freihaben möchte und dieser Wunsch aus sozialen Gründen bevorzugt zu genehmigen ist. Zu diesen sozialen Gesichtspunkten zählen unter anderem, inwieweit der Partner oder die Kinder eines Beschäftigten die Möglichkeit haben, ihre freien Tage zu verschieben, was beispielsweise bei Schulkindern nicht möglich ist. Möchte ein Arbeitnehmer ohne und sein Kollege mit schulpflichtigen Kindern während der Schulferien gleichzeitig in den Urlaub gehen, wird normalerweise der Terminwunsch des Beschäftigten mit Schulkindern vorrangig genehmigt.
Aber auch Alter, Betriebszugehörigkeit sowie die bisherige Handhabung bei der Urlaubsgewährung können eine Rolle spielen. In vielen Betrieben wird beispielsweise oft derjenige bevorzugt, der zuerst den Urlaubsantrag eingereicht hat, wenn keine anderen sozialen Kriterien bei den Kollegen, die zur gleichen Zeit frei nehmen wollen, dagegensprechen. Daher ist es sinnvoll, den Urlaub möglichst frühzeitig zu beantragen.
Ein Arbeitgeber kann einen bereits genehmigten Urlaub übrigens nur streichen, wenn aufgrund einer nicht vorhersehbaren Lage der Betrieb nachweislich ohne den Mitarbeiter in eine existenzgefährdende Lage kommen würde. Ein Beschäftigter kann zudem nicht verpflichtet werden, während seines Urlaubs für den Arbeitgeber per E-Mail, Smartphone oder auf andere Weise erreichbar zu bleiben.
Wenn am Ende des Jahres noch Urlaub übrig ist
Prinzipiell muss der gesamte Jahresurlaub laut § 7 Abs. 3 BUrlG im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine Übertragung von Urlaubstagen auf das nächste Jahr ist nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen des Beschäftigten möglich. Ein persönlicher Grund wäre es beispielsweise, wenn ein Arbeitnehmer längere Zeit krank ist und deshalb nicht mehr den kompletten Urlaub im laufenden Kalenderjahr nehmen kann.
Verbleibende Urlaubstage müssen laut BUrlG in den ersten drei Monaten des Folgejahres genommen werden. Allerdings kann davon abgewichen werden, wenn der Arbeits- oder Tarifvertrag einen längeren Zeitraum vorsieht.
Arbeitgeber sind laut einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (Aktenzeichen 9 AZR 541/15) übrigens verpflichtet, ihre Beschäftigten rechtzeitig auf einen bestehenden Resturlaub und das Verfallsdatum hinzuweisen, wenn der Arbeitnehmer dafür noch keinen Urlaubsantrag eingereicht hat. Anderenfalls bleibt der Urlaubsanspruch bestehen. Wurde der Beschäftigte jedoch entsprechend informiert und nimmt er den Urlaub dennoch nicht rechtzeitig, hat er keinen Anspruch mehr auf die restlichen Urlaubstage des Vorjahres.
Geld gegen Urlaubstage – nur im Ausnahmefall erlaubt
Es ist übrigens nicht erlaubt, auf Urlaubstage zu verzichten und sich diese stattdessen finanziell abgelten zu lassen. Es gibt jedoch eine Ausnahme: Eine Abgeltung ist gesetzlich vorgeschrieben, wenn der Urlaub wegen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden kann.
Auch bereits zu Beginn eines Beschäftigungsverhältnisses und damit während der Probezeit erwirbt ein Arbeitnehmer jeden Monat einen anteiligen Urlaubsanspruch von einem Zwölftel seines Jahresurlaubs. Diese anteiligen Urlaubstage kann ein Beschäftigter auch während der Probezeit nehmen.
Eine generelle Urlaubssperre in den ersten sechs Monaten einer Beschäftigung, wie von vielen angenommen, gibt es laut Gesetz nicht. Ein Anspruch auf den vollen Jahresurlaub besteht jedoch erst nach einer sechsmonatigen Betriebszugehörigkeit.
Wie viel Urlaub einem zusteht
Gemäß dem BUrlG steht einem Arbeitnehmer wenigstens einmal im Jahr das Recht zu, mindestens zwölf Werktage am Stück Urlaub zu nehmen, sofern sein Urlaubsanspruch dafür ausreicht.
Wie hoch der Jahresurlaubsanspruch ist, regelt normalerweise der Arbeits-, Betriebs- oder Tarifvertrag. Besteht keine entsprechende Vereinbarung, hat ein Arbeitnehmer gemäß § 3 BUrlG pro Kalenderjahr einen Urlaubsanspruch von mindestens 24 Werktagen bei einer Sechs-Tage-Woche. Als Werktage zählen alle Wochentage von Montag bis einschließlich Samstag, nicht jedoch Sonntag und Feiertage. Bei einer Fünf-Tage-Woche beträgt der Urlaubsanspruch demnach 20 Werktage.
Für Jugendliche und Schwerbehinderte gilt ein höherer Mindesturlaubsanspruch. Bei Jugendlichen sind es laut § 19 Jugendarbeitsschutzgesetz je nach Alter zwischen 25 und 30 Werktage. Schwerbehinderte haben gemäß § 208 SGB IX zusätzlich zum normalen Mindesturlaub Anspruch auf fünf Urlaubstage. Bei einer Fünf-Tage-Woche wären dies also 25 Urlaubstage.
Teilzeitbeschäftigte haben einen anteiligen Urlaubsanspruch. Bei einer Drei-Tage-Woche wären es beispielsweise zwölf Werktage.
Auch für einen Betriebsurlaub gelten Regeln
Ein Arbeitgeber kann übrigens auch einen Betriebsurlaub anordnen, wenn dies bereits im Arbeitsvertrag oder in der Betriebsvereinbarung festgelegt wurde oder dringende betriebliche Belange der Grund dafür sind. Allerdings muss der Betriebsurlaub langfristig angekündigt sein, in der Regel sechs oder zwölf Monate vorher. Zudem müssen einem Beschäftigten nach gängiger Rechtsprechung nach Abzug der Urlaubstage, die er für den Betriebsurlaub aufwenden muss, noch mindestens 40 Prozent seines Urlaubsanspruchs zur freien Urlaubsplanung zur Verfügung stehen.
Umfassende Informationen über die Rechte und Pflichten von Arbeitnehmer und Arbeitgeber – auch zum Thema Urlaub – enthält die vor Kurzem aktualisierte und kostenlos downloadbare 100-seitige Broschüre „Arbeitsrecht“ des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales.
Tipp: Einige Privatrechtsschutzversicherungen übernehmen nicht nur die Prozesskosten eines Arbeitnehmers, wenn es zu einem Konflikt mit seinem Arbeitgeber kommt. Sie tragen, wenn gewünscht, im Vorfeld auch die Kosten für ein Mediationsverfahren ganz oder teilweise, um beispielsweise eine einvernehmliche Streitlösung zu finden, damit das Verhältnis zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber durch den Konflikt nicht nachhaltig gestört wird.
Zu allen Fachfragen rund um die Rechtsschutzversicherung ist die Fachabteilung Sach der SDV AG gerne für Sie erreichbar:
Telefon: 0821 71008 400
E-Mail: sach@sdv.ag
